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Trends zum professionellen Dokumentenmanagement

In der heutigen Zeit der Laptops, Tablets und Smartphones gibt es für nahezu alle Aktivitäten in der realen Welt auch eine virtuelle oder digitale Alternative. Angefangen bei Enzyklopädien, besaß früher fast jede Familie einen Brockhaus, benutzt man heute das Internet oder die Wikipedia-App, aber auch zum Sport treiben muss man seit Applikation und Spielen wie „Bowling“ schon längst nicht mehr das Haus verlassen.
Dennoch gestaltete es sich bisher schwierig, auf Dokumente, wie Word Dateien oder Power Point Präsentationen, von unterwegs mit dem Smartphone oder einem anderen Gerät zuzugreifen. Die Dropbox half über diese Lücke hinweg, dennoch reichten die Sicherheitsbestimmungen bislang nicht aus, um die Handhabung von firmeninternen Dokumenten sicher zu gewährleisten, was das Dokumentenmanagement deutlich erschwerte.

Nun wurde auf der CeBit eine neue Software vorgestellt, die wie eine Dropbox funktioniert, aber über höhere Sicherheitsbestimmungen verfügt. Dank dieser Software der Firma SAP, die bereits in einem Pilotprojekt mit über 10.000 Menschen erfolgreich getestet wurde, haben Mitarbeiter nun die Möglichkeit, auf Geschäftsdokumente und unternehmensinterne Inhalte von verschiedenen Geräten aus zuzugreifen. Die Sicherheit wird durch IT-Administratoren gewährleistet, die in der Lage sind, Sicherheitsrichtlinien anzuwenden und für alle Mitarbeiter und Zugriffsberechtigten durchzusetzen. Dadurch soll die Sicherheit aller unternehmensinternen Informationen gewährleistet werden.

Ziel ist es, diese Software in Zukunft mit anderen Anbietern, wie Cloud-Services oder CMS-Systemen, zu verbinden, um den Nutzern eine größere Auswahl zu bieten und bereits vorhandene Dokumente nicht umlagern zu müssen, sondern diese direkt vom aktuellen Speicherort sicher zu teilen und verfügbar für andere Mitarbeiter zu machen.

Auf der CeBit stellen noch weitere Unternehmen ihre Lösungsansätze für das Problem Dokumentenmanagement vor. Ein anderer Anbieter entwickelte einen SharePoint, der zur Lösung und Aufbereitung von Geschäftsdaten in Echtzeit dient.

Es haben sich außerdem viele weitere Firmen dem Cloud-Service angenommen, um besonders kleinen und mittleren Unternehmen ohne IT-Abteilung eine Plattform zu bieten, auf der Daten nicht nur geteilt, sondern auch gesichert werden können.

Man kann gespannt sein, was kreative Köpfe sich in Zukunft noch so einfallen lassen.